Chaque cabinet a une adresse générale — contact@, cabinet@, secretariat@. C'est là qu'écrivent les nouveaux clients, les juridictions qui n'ont qu'une adresse, les confrères qui ne savent pas qui traite le dossier. Et c'est précisément là que les emails se perdent.
Parce qu'elle est à tout le monde, elle n'est à personne. Chacun suppose qu'un autre a vu le message. Les doublons s'accumulent quand l'adresse redistribue vers plusieurs personnes, et plus personne ne sait quelle copie fait foi. Résultat : un prospect sans réponse, une convocation découverte tard.
Un outil qui lit la boîte générale peut dédupliquer les copies, rattacher chaque message au dossier concerné quand il existe, signaler les demandes nouvelles et rendre le tout visible à l'équipe entière. La boîte cesse d'être une zone grise : elle devient un flux trié dont on voit ce qui reste à traiter. C'est l'une des fonctions de Confrère.