Chaque email qui entre dans un cabinet d'avocats appartient à un dossier : une notification de greffe, des conclusions adverses, une pièce d'un client, une facture. Le ranger au bon endroit du logiciel métier est indispensable — et personne n'a envie de le faire.
Un système de classement sérieux ne se contente pas de lire l'objet de l'email. Il croise les indices comme le ferait une assistante expérimentée :
Quand les indices concordent au-delà d'un seuil de confiance, l'email et ses pièces sont classés dans le bon dossier et le bon sous-dossier du logiciel métier, avec une description propre. Quand ils ne concordent pas, le système ne devine pas : il présente les dossiers candidats et laisse le cabinet trancher.
Illustration — données fictives.
Un classement automatique qui se trompe fait perdre plus de temps qu'il n'en fait gagner : une pièce mal rangée est une pièce perdue. Le bon critère pour évaluer un outil n'est donc pas « combien d'emails classe-t-il ? » mais « quelle est sa précision quand il classe seul, et que fait-il quand il doute ? ». La bonne réponse au doute est le silence : ne pas classer, et demander.
Un professionnel passe environ 28 % de sa semaine dans sa boîte mail et près d'une journée par semaine à chercher des informations mal rangées (McKinsey Global Institute). Dans un cabinet, ce temps est pris sur le seul temps qui compte : le temps facturable. Automatiser le classement, c'est rendre ces heures aux dossiers.